Giao tiếp qua email cũng cần có kỹ năng

Cô giáo Nguyễn Tuyết Nhung có thâm niên hơn 26 năm đi dạy ở một trường phổ thông trung học ở TP. Hồ Chí Minh. Một ngày, cô viết trên Facebook của nhóm bạn bè thân than phiền về chuyện ứng xử của phụ huynh qua tin nhắn.

Nội dung status như sau: “Có ngày, tôi nhận được tin nhắn tối giản như thế này từ phụ huynh. Mà đường về hưu thì...”. Kèm với dòng trạng thái ấy là hình chụp tin nhắn của phụ huynh gửi tới cô giáo dạy văn của con mình được thiết kế gồm: Họ và tên học sinh - lớp - Thứ 6 - 30/10/2020 - bị bệnh” (xem hình). 

Tin nhắn quá giản đơn, tối ưu hóa hàm lượng thông tin đã khiến người nhận - người chèo đò cần mẫn suốt hơn 26 năm qua - cảm thấy chạnh lòng và nghĩ đến việc từ giã từ bục giảng…

Giao tiếp qua email cũng cần tuân thủ các phép lịch sự tối thiểu và thể hiện sự ứng xử có văn hóa

Nỗi niềm không của riêng ai... 

Một giảng viên dạy chuyên ngành báo chí truyền thông tâm sự: "Buồn! Sinh viên gửi bài tập cuối học phần qua mail chỉ vỏn vẹn thế này này và không dấu luôn nha cả nhà: "Sinh viên... Học viên học lại...". Mình đọc mail và cảm giác rất là âm tính nên cũng trả lời ngắn gọn: Em quên đính kèm file rồi! Mail tiếp theo cũng không dấu và cũng vẻn vẹn thế này: "Cô ơi em attach file hoài không được. Nó bảo dung lượng nhỏ không cần attach cô". Nhưng mà vẫn thấy có file đính kèm cả nhà ạ". 

Cô tâm sự tiếp: "Mình từng tham gia giảng dạy cho cũng kha khá các thế hệ sinh viên, học viên. Họ già có trẻ có, non nớt có giàu kinh nghiệm có, ngoan hiền có cá tính có... Khi đi dạy, mình luôn cố gắng ít nhất là làm tròn bổn phận của người giảng viên và rất hiếm khi xưng hô cô - em. Thường thì mình xưng tôi - anh chị! Và mình cũng coi họ, kể cả các sinh viên chính quy mười tám đôi mươi, là các đồng nghiệp. 

Mình đã nhiều lần nhận bài của sinh viên - học viên qua email và thường xuyên nhận những email chỉ có duy nhất cái file đính kèm. Nhưng, những mail ấy thường của người trẻ. Có lần, mình nhận một mail nộp bài của một nhà báo có tuổi, có thâm niên nghề nghiệp... Không hề thưa gửi, chỉ có tên mail (được trình bày như sau: Họ tên không dấu + tên bài tập) và một cái file đính kèm, là cách học viên ấy giao tiếp với người vừa đứng lớp ngày hôm trước". 

Cô giáo vừa kể vừa rớm nước mắt. Một giảng viên bậc cao đẳng đồng cảnh ngộ: "Em cũng khóc ròng vì chuyện này đó chị. Xong em vô lớp và nói: "Tôi xin phép không trả lời những email không phép tắc như thế". Khi nghe những chuyện như thế, một nhà báo trẻ chia sẻ rằng, chưa có con số thống kê khoa học, nhưng có khoảng hơn 50% số người trao đổi qua email với tôi đều chưa được trang bị văn hóa giao tiếp trong đời sống truyền thông hiện đại. 

Ảnh chụp màn hình nội dung tin nhắn của một phụ huynh gửi cho cô giáo Nguyễn Tuyết Nhung để xin phép nghỉ học cho con và phần trả lời của cô Nhung

Không chỉ là mail...

Những người giao tiếp theo kiểu "không phép tắc" như thế có vẻ rất vô tư, không nhận ra đó là một "vấn đề quan trọng". Khi bị nhắc nhở, cũng rất ít người chân thành nhận lỗi. Học trò đôi khi phải rất lâu mới nhận ra thiếu sót của mình trong những giao tiếp nhỏ nhặt hàng ngày: “Thưa cô, hôm nay, em ngồi kiểm tra lại mail cô ạ, và sự thật là em đã nằm trong số những bạn thiếu ý thức trong việc gửi mail cho cô. Em đã hai lần gửi mail mà chỉ có chủ đề và duy nhất tệp đính kèm mà không có gì hơn. Em xin lỗi cô. Em cảm thấy dằn vặt lắm cô ạ... Em đã muốn điện thoại và xin lỗi cô ngay khi em vừa kiểm tra xong mail. Nhưng cô ạ, có lẽ cô cũng nhận ra rằng em không có khả năng giao tiếp. Em sợ rằng, khi cầm điện thoại lên rồi em lại cứ ấp úng mà không thể nói gì... Mong cô sẽ không buồn em, vì khả năng giao tiếp của em kém, nên giờ em chỉ có thể nói lời xin lỗi với cô qua mail như thế này... Em thành thật xin lỗi cô.” – đó là lá thư (gửi qua email của một sinh viên trường Cao đẳng PTTH 2 cho cô giáo của mình).

Thời đại số tạo ra nhiều hình thức giao tiếp tiện lợi, nhưng cái hồn cốt của giao tiếp vẫn là sự tương tác giữa người với người, biết rõ những nguyên tắc giao tiếp sẽ tránh được những bất lợi không đáng có

PGS. TS Nguyễn Thị Phương Trang cho rằng: "Những trường hợp mail như thế này được xếp vào “lỗi” giao tiếp". Bà nói thêm, giao tiếp qua email là một nội dung được dạy trong môn “Kỹ năng giao tiếp truyền thông” của Khoa Báo chí và Truyền thông trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn thành phố Hồ Chí Minh (nơi bà đang giảng dạy) vì nó thực sự là một kỹ năng quan trọng cho 4 năm học tập của các em ở trường và cũng đi theo quá trình làm việc dài lâu sau này. 

ThS Hồ Ngọc Đoan Khương thì chia sẻ: “Bản thân mình không khó tính mà mình cần sự tôn trọng và nghiêm túc. Mỗi lần viết email cho ai, ngay cả với sinh viên, mình cũng phải xem đi xem lại mấy lần, xem xưng hô vậy ổn chưa, câu chữ ổn chưa, hình dung thử cảm giác của người nhận mail sẽ thế nào. Đặc biệt khi trình bày những chuyện dễ hiểu nhầm hay dễ mất lòng, càng phải thận trọng câu chữ để làm sao hai bên có thể hiểu nhau chứ không nổi nóng hay hờn giận”.

Một nhà tuyển dụng kể, trong quá trình tuyển dụng, ngoài bằng cấp, kinh nghiệm, chị đã loại khá nhiều ứng viên chỉ vì các bạn đã tỏ ra thiếu kỹ năng giao tiếp kỹ năng truyền thông qua email và trên mạng xã hội…

***

Thực tế, trong nhịp sống hiện đại, email, tin nhắn điện thoại, messege… đã trở thành những phương tiện, công cụ giao tiếp rất phổ biến, nhanh chóng và hiệu quả.

Các phương tiện này đều là những hình thức truyền thông liên cá nhân có tác động đến ít nhất một đối tượng quan trọng trong tương quan quan hệ cá nhân hoặc công việc. Vì thế ở các cấp độ khác nhau, việc thiết kế nội dung cho một email cũng có các nguyên tắc nhất định. Đó là những nguyên tắc trong lời chào mở đầu; dung lượng nội dung; dùng từ; lời cảm ơn cuối email… 

Việc thực hiện các nguyên tắc tối thiểu trong giao tiếp qua mail có thể thể hiện trình độ văn hóa của người soạn mail, sự tôn trọng của người gửi đối với người nhận mail. Cái mail nhỏ bé cũng có thể đóng vai trò quyết định trong việc một hợp đồng được ký kết, một mối quan hệ được củng cố, một cơ hội được mở ra… hoặc là ngược lại.

Cù Thị Thanh Huyền
Xem thêm